خصوصیات برگزاری یک ایونت خوب

شاید برای بعضی از افراد کلمه ایونت ناشناخته و نامفهوم باشد بنابراین در ابتدا به تعریفی از ایونت می پردازیم که ایونت چیست؟ از لحاظ لغوی ایونت به معنای رویداد، پیشامد و اتفاق است برگزاری ایونت یا برپایی یک رویداد می تواند راهی باشد که نظر مشتریان جدید را جلب کرد و با آنها در ارتباط بود و همچنین محصولات جدید را برای جلب مشتریان و عرضه محصول و نوآوری معرفی کرد.

یک ایونت یا رویداد می تواند شامل یک کنفرانس برای مدیران مرتبط ، مهمانی برای بهترین مشتریان و جلب مشتریان جدید باشد که در نهایت سبب می شود کسب و کار مطرح شود.

ایونت  را میتوان به دو شکل انفرادی (تک برند) و گروهی (همکاری چندین برند) تقسیم بندی و برگزار کرد.

در رویداد نوع اول فقط یک برند با محصولات خودش دست به برپایی ایونت میزند و تمامی هزینه ها به دوش همان برند و یا اسپانسرش میباشد.

در رویداد نوع دوم که به صورت گروهی و دسته جمعی می باشد بدین شکل است که با همکاری و هماهنگی چندین برند که اغلب محصولاتشان یک نوع مخاطب دارند، در فضایی مناسب برگزار میکنند که مزیت آن تقسیم شدن هزینه های برگزاری و تبلیغات و البته دیده شدن بیشتر میباشد.

مهمانان ایونت

مهمانان به صورت 1) عمومی و 2)خصوصی دسته بندی میشوند.

1. زمانی که طی یک فراخوان و تبلیغات از علاقه مندان به حضور در آن ایونت دعوت به عمل می آید.
2. زمانی که افراد خاصی توسط برند برگزار کننده ایونت دعوت میشنود.

بازاریابی رویدادی روشی است جهت برقراری ارتباط موثر بین مشتریان و شرکتها در گردهمایی های خاصی همانند:

• همایشها
• کنسرتها
• نمایشگاههای فصلی کالا
• اسپانسرینگ مسابقات
• اسپانسرینگ فیلمها و رویدادهای هنری
• فروش محصولات دسته جمعی

انواع برگزاری  ایونت

برگزاری ایونت بعنوان یک شاخه اصلی که میتوان بقیه فعالیت های فروش را به عنوان زیر شاخه هایی برای آن در نظر گرفت :

– اجرای ایونت و پروموشن

– برگزاری ایونت همراه سمپلینگ و پروموشن

– اجرای ایونت و سمپلینگ

– اجرای ایونت همراه با اسپانسرینگ

– اجرای ایونت با همه ی فعالیت های ترویجی تبلیغاتی مثل پروموشن و …

با رعایت نکات زیر بهترین برگزار گننده ایونت باشید

• مشخص کردن هدف : با مشخص کردن هدف میتوان لیستی از موارد مورد نیاز را بدست آورد. هدف از برگزاری ایونت میتواند معرفی محصول جدید، معرفی برند ، فروش محصولات، تشکر و مهمانی باشد.
• بودجه بندی و اسپانسر: در ابتدا باید هزینه های این رویداد را برآورد کنیم و در صورت نیاز میتوان به جذب اسپانسر پرداخت.
• دعوت از مخاطبین : ابتدا باید تشخیص داد که مخاطبین موثر ما از چه قشر با چه سن و جنسیتی هستند تا بتوان متناسب با آنها مانرو داد.
• زمانبندی برگزاری  : بعد از  مشخص شدن مخاطبین، باید زمان را انتخاب کنیم که افراد بتوانند راحت تر در مراسم حضور داشته باشند که اغلب روزهای پایان هفته و تعطیلات بازخورد بهتری دارد. گروهی از رویدادها در ساعات یا روز خاصی ختم نمی شود و میتواند در چند روز متوالی ادامه داشته باشد.
• مکان برگزاری : برای تعیین مکان برگزاری ایونت باید به مواردی از جمله موقعیت جغرافیایی ، جای پارک مناسب، متراژ مورد قبول، دیزاین ، دکوراسیون و ... توجه کرد.

• بازایابی و اطلاع رسانی : با توجه به نوع رویداد از نظر عمومی و خصوصی بودن، میتوان برای اطلاع رسانی از فراخوان ها، فضای مجازی و شبکه های اجتماعی، رسانه ها و ...استفاده کرد.
• پذیرایی و موسیقی : در تمامی مناسبت ها مخصوصا ایونت ها، پذیرایی (با توجه به نوع مراسم میتوان به این قبیل پذیرایی اشاره کرد :نوشیدنی های گرم و سرد، کوکی ها،دسر ،شیرینی، فینگرفود، سالاد میوه ...) از مهمانان همراه با موسیقی ملایم و متناسب با محیط میتواند حس صمیمیت را بین حضار بیشتر کند.

• دعوت از مهمانان ویژه: میتوان با دعوت از افراد معروف و محبوب مانند سلبریتی ها، بازیگران، ورزشکاران ،بلاگرها،  مدیران مطرح و ... با قدرت بیشتری خود را معرفی کرد.
• ارائه سمپل : در زمان برگزاری و یا پایان مراسم میتوان سمپلی از نمونه کار و یا گیفت هایی را هدیه داد.

• نظرسنجی: در پایان برگزاری مراسم می توان با نظرسنجی از مهمانها  نقاط قوت و ضعف خود را پیدا کنیم اینگونه تعامل خوبی بین ارائه کننده و مشتری برقرار می شود.
• تشکر : تشکر از تمام کسانی که در گردهمایی به ما کمک کردند و تشکراز شرکت کنندگان در مراسم،  نشانه ادب و صمیمیت است.
• ساخت کلیپ و عکاسی: با گرفتن عکس و فیلم و ساخت کلیپ از برگزاری رویداد میتوان نمونه کاری برای خود ثبت کرد و با انتشار آن بازدید کنندگان را جذب خود کنیم.

مطالعه کنید: چگونه یک ژست حرفه ای داشته باشیم؟